QONDOR BLOG

4 fordeler med en automatisk generert kontrakt

Foto av Luis Villasmil hentet fra Unsplash

"Den største fordelen med Qondor er at Qondor lager en automatisk kontrakt når kunden aksepterer tilbudet på nett. Endringer som gjøres frem mot ankomst vises automatisk i Qondor og alle parter har tilgang på alt vi har blitt enige om til enhver tid. Det alene er verdt hele investeringen i Qondor!"

MAGNUS KARLSEN
SALGSSJEF, SUNDVOLDEN

September 2021 - Nitu Sabbharwal

Planlegging av møter, firmaturer, events og konferanser kjennetegnes ved mange endringer og tilpasninger, for eksempel hvor mange deltakere skal man reservere for, hvor mange er det som skal være med på turen, endringer i programmet og alt mulig rart av andre endringer. Selgeren, eller prosjektlederen som vi også kaller det, trenger derfor til enhver tid holde oversikt og oppdatere avtalen i henhold til hva man tilbyr og hva man blir enige om.

Når denne jobben gjøres ved bruk av Word, Excel og PDF begynner det å bli utfordrende å holde rede på alt. Det blir mye frem og tilbake og man har flere forskjellige versjoner av tilbudsdokumenter og bekreftelser. Noen ganger skriver man en mail for å be om en endring i antall deltakere, men det er sjelden man oppdaterer kontrakten og ber om ny signatur. Dette er grunnen til at en automatisk generert kontrakt bør være en del av ethvert salgsteams verktøykasse. Her lister vi opp 4 hovedutfordringer knyttet til manuelle kontraktsprosesser, hvordan Qondor løser dem og hvilke fordeler man får.

1. Den initielle kontraktsinngåelsen - kontrakten genereres automatisk utfra det interaktive tilbudet

Utfordringen: Når et tilbud aksepteres av en kunde, må selgeren utforme en kontrakt som sendes til kunden for signering. Kunden signerer ved hjelp av å skrive den ut, signere med penn, scanne den inn og sende tilbake. Tidkrevende for både selger og kunde.

Løsningen: I Qondor får kunden et interaktivt tilbud hvor man kan velge de produktene og tjenestene man vil ha og akseptere betingelsene samtidig som man sender svaret til selgeren. Tilbudet konverteres automatisk til en kontrakt med aksepterte elementer inkludert betingelser, og kunden får en PDF-kopi sendt på mail.

Fordel: Dette sparer selger og kjøper for mye tid, og salgsteamet kan jobbe effektivt samtidig som kjøperen får tid til å vurdere tilbudet og enkelt gjennomføre kjøpet. Siden kontrakten kun inneholder det kunden har akseptert, er det lett å få oversikt over hva man har blitt enige om.

2. Mersalg - kontrakten oppdateres og sendes automatisk til kunden også etter initiell kontraktsinngåelse

Utfordringen: Når det initielle tilbudet har blitt akseptert av kunden, har selgeren en økt mulighet til å øke verdien til kunden ved å tilby oppgraderinger og tillegg. Men det er tidkrevende å holde rede på hva kunden har valgt av tillegg etter første aksept, man må oppdatere tilbudsdokumenter og kontrakt samt sende ut for ny signering.

Løsningen: I Qondor oppdaterer selgeren tilbudet med nye produkter og tjenester og kan sende til kunden på nytt for å akseptere kun disse nye elementene. Og hvis man har en muntlig aksept for kunden, kan man bare sende ut en oppdatert automatisk generert kontrakt.

Fordel: Det er mye lettere for både kjøper og selger å holde rede på hva man faktisk har avtalt av tillegg reflekteres i kontrakten umiddelbart etter aksept..

3. Endringer - Alle endringer man gjør oppdateres i kontrakten automatisk

Utfordringen: Dersom man gjør endringer i allerede bestilte produkter eller tjenester, som f.eks. endring i antall eller priser, er det viktig å få informert kunden om at endringene er akseptert. Dette skjer vanligvis ved at man skriver en mail til kunden som en bekreftelse på at man har endret noe, det er sjeldent at man lager en ny kontrakt for signering. Det kan være mange slike endringer, og til slutt har man svært mange e-poster frem og tilbake som utgjør hele kontrakten.

Løsningen: I Qondor gjør selgeren endringer i det interaktive tilbudet direkte og sender en oppdatert kontrakt. Dersom det er større endringer som krever godkjennelse av kunden, kan kunden separat godkjenne kun endringene selv. I begge tilfeller sikres at både kjøper og selger har en omforent skriftlig enighet på ett sted.

Fordel: Man slipper å sende epost med oppdaterte kontrakter eller bekreftelser på enkeltelementer. Når Qondor er oppdatert vil kjøper og selger ha tilgang til samme versjon og man trenger ikke vente unødvendig på bekreftelser.

4. Én sannhet - All informasjon på ett sted

Utfordringen: Det er tidkrevende å få en komplett oversikt over hva arrangementet, særlig for å være sikker på at alt er med, men også hvis det er noe man er uenig i. For møter og arrangement er det fort gjort å nedprioritere formaliteter tett på arrangementet, og det er mye graving som ofte må til hvis det er uenighet om leveransen i ettertid. For de som skal levere arrangementet er det også viktig at de har samme sannhet å forholde seg til, overlevering internt kan være vel så utfordrende som kommunikasjon med kunden

Løsningen: Nøkkelen ligger i å holde all informasjon samlet på ett sted. Qondor hjelper selgeren til å holde oversikten over alt samtidig som man holder informasjonen samlet og tilgjengelig for prosjektledere, resepsjonister, kjøkkenpersonell, kunden og alle andre som trenger å være informert.

Fordel: Alle interessenter kan enkelt holde seg oppdatert og man unngår uenighet om hva som er avtalt samtidig som man styrer forventninger og yter god kundeservice slik at kunden blir fornøyd, som faktisk er det viktigste!

Oppsummering

Interaktive tilbud og automatiske kontrakter sparer deg for svært mye tid, forenkler kommunikasjonen og sikrer at leveransen er i henhold til avtale. Ved å ha all informasjon på ett sted kan salgsteamet fokusere på gjøre opplevelsen skikkelig bra, samt være trygg på at det formelle er ivaretatt.

Klar for å gi det et forsøk?