QONDOR BLOG

9 måter å håndtere arrangement mer effektivt på

"Jeg bruker Tasks til nesten alt. Qondor Tasks erstatter både Outlook kalenderen og den tradisjonelle papirkalenderen!"

Karin Blixt
LINGMERTS RESEBYRÅ

Oktober 2021 - Nitu Sabbharwal

God oppgavestyring og relevante varsler til rett tid er avgjørende for å være effektiv når man har mange prosjekter gående. Med Qondor har du muligheten til å lage interaktive tilbud og administere deltakere, samtidig som du holder kontroll på alle oppgavene på ett sted. Ved hjelp av den innebygde oppgavelisten og automatiserte påminnelser holder man både selgere og prosjektledere på rett spor slik at de blir mer effektive. Her deler vi noen tips på hvordan du også kan bli mer effektiv i hverdagen med Qondor Tasks & Notifications.

1. Følg opp tilbudene du sender ut

Når du sender mange tilbud kan det være lett å glemme å følge opp tilbud du allerede har sendt ut, spesielt når det er frister på hvor lenge du kan holde en gruppebestilling på fly eller en blokk av hotellrom. I tillegg kan det være kunden også er så opptatt at de glemmer å besvare tilbudet innen fristen. I Qondor kan du derfor lage oppfølgingsaktivitet på hvert tilbud du sender ut automatisk:

2. Planlegg neste oppfølging rett etter at et arrangement er ferdig

Når et arrangement er ferdig er en god idé å opprette oppfølgingsaktiviteter med en gang mens du har evenutelle forbedringer friskt i minne. Det kan f.eks. være at de snakket om at de ønsket et større hotell, et sted som er mindre sentralt, flere aktiviteter osv. Ta denne informasjonen med i oppfølgingsaktiviteten, så lager du en bedre opplevelse neste gang.

Oppfølgingsaktiviteter kan også være å sende ut et evalueringsskjema eller planlegge et evalueringsmøte, eller simpelthen det å huske å sluttfakturere kunden for å avslutte prosjektet.

Har du gjort et årlig arrangement for en kunde, som for eksempel en kickoff, er det viktig å huske på å kontakte kunden igjen i god tid før neste års kickoff.

3. Lagre todo-lister og notater på et trygt sted

I Qondor har du både kundeinformasjon og arrangementsinformasjon, og det å lagre notater og todo-lister på ett sted sikrer at du ikke mister vesentlig informasjon. Oppgavene kobles til arrangementer og kunder slik at du ser oppgavene når du jobber med arrangementet, og du må ikke aktivt lete etter hva som skal gjøres. Ved å bruke eksterne oppgavesystemer, som f.eks. oppgaver i Outlook, vil det være vanskeligere å koble dette til annen arrangementsinformasjon og gjøre det mindre effektivt.

4. Hjelp hverandre og sikre at alle oppgaver gjøres tidsnok ved sykdom

Ved å ha alle oppgaver i et felles arbeidsverktøy er det mye enklere for en kollega å hjelpe deg med oppgavene dine om du blir syk. Det kan være å bekrefte flyreisebestillingen, kontakte leverandører og agenter eller sørge for at deltakere med allergier får spesialtilpasset mat.

5. Ett sted for å samarbeide effektivt

Deleger oppgaver til kollegere og andre team eller avdelinger i organisasjonen for å samarbeide effektivt. Det kan være at dere har en egen avdeling for å bestille og håndtere gruppereiser på fly, og da er det svært effektivt å delegere en oppgave til dette teamet samtidig som du legger ved referansen til bestillingen. De som skal håndtere flybillettene har full innsikt i prosjektet og overleveringen av oppgaven skjer sømløst og raskt.

Dette gjelder også hvis det er så mange oppgaver at du trenger hjelp fra andre. I prosjektet i Qondor vil man ha både kundens informasjon, tilbudsinformasjonen samt planlagte oppgaver tilgjengelig på samme sted.

6. Standardisér arbeidsflyten med forhåndsdefinerte oppgaver

I de fleste prosjekter og arrangement kan man identifisere et standard sett med oppgaver som må utføres. I Qondor kan disse oppgavene følge malene du starter fra, noe som gjør at alle oppgaver automatisk legges inn som en huskeliste. Standardoppgavene fungerer som en guide for å håndtere arrangementet profesjonelt og effektivt. Man kan også bruke standardoppgavene som en rutinebeskrivelse slik at nyansatte får en smidigere opplæring.

Eksempler på slike oppgaver er:

7. Prioriter de viktigste oppgavene

Bruk fargekoding for å indikere prioritet på oppgavene, for eksempel at de røde oppgavene må gjøres først da disse er viktigst, deretter kan man bruke blå for navnerapportering til hotell og grønne for fakturering.

8. Hold oversikt over alle sine oppgaver

Det må være oversiktlig og tydelig hvilke oppgaver som forfaller idag og hvilke som forfaller snart, slik at både du og lederen din kan følge med på at alt blir gjort. I Qondor kan du filtrere på arrangement, hvem som er ansvarlig og når de forfaller.

Du kan også enkelt se hvilke oppgaver som er utført også i et prosjekt og dermed være sikker på at alt er gjort som planlagt.

9. Merk private oppgaver som private

Alle har mange oppgaver som ikke andre trenger å vite om eller som det bare er du som kan utføre. Det kan være at du må huske å bestille tannlegetime eller ta bilen på EU-kontroll, eller at du ønsker å huske å be om fri en dag. I Qondor kan du merke en oppgave som privat slik at det bare er du som kan se den.

Salg og prosjektstyring i samme plattform

Qondor er et verktøy som hjelper deg med salg, deltakerhåndtering, kunde og leverandøradministrasjon og rapportering. Med Qondor er det lettere å levere det man har bestilt, selv om arrangementene kan være komplekse. Qondor Tasks & Notifications binder alle leddene i prosessen sammen slik at arbeidshverdagen blir enklere og mer effektivt.

Bestill en uforpliktende demo